Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

   1. Важнейшим условием реализации целей деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Осака» (далее по тексту – «Общество», «Оператор») является обеспечение необходимого и достаточного уровня информационной безопасности информации, к которой, в том числе, относятся персональные данные.
   2. Настоящая Политика общества с ограниченной ответственностью «Осака» (ОГРН: 1142543011687, ИНН: 2543050400, 690106, г. Владивосток, ул. Нерчинская, д. 10, кабинет 43) в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
   3. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество. Все обрабатываемые Обществом персональные данные являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией в соответствии с законодательством.
   4. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
   5. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
   6. Политика определяет любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), по сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, уточнению (обновлению, изменению), извлечению, использованию, передаче (распространение, предоставление, доступ), обезличиванию, блокированию, удалению, уничтожению персональных данных, а также сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных.

   7. Основные понятия, используемые в настоящей Политике:

      персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

      оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

      обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе:

      • сбор;
      • запись;
      • систематизацию;
      • накопление;
      • хранение;
      • уточнение (обновление, изменение);
      • извлечение;
      • использование;
      • передачу (распространение, предоставление, доступ);
      • обезличивание;
      • блокирование;
      • удаление;
      • уничтожение.

      автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

      распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

      предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

      блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

      уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

      обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

      информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств. Иные понятия, используются в настоящей Политике в соответствии со значениями, определяемыми действующим законодательством Российской Федерации.

2. Порядок и условия обработки персональных данных

   1. При обработке персональных данных Общество придерживается следующих принципов:

      • законности и справедливости;
      • ограничения обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
      • недопущения обработки персональных данных, несовместимой с целями сбора персональных данных;
      • недопущения объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
      • соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;
      • недопущения избыточности обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям обработки;
      • обеспечения точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных, а также принятия мер по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
      • прозрачности обработки персональных данных: субъекту персональных данных может предоставляться соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
      • осуществления хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
   2. Обработка персональных данных происходит автоматизированным и неавтоматизированным способом.
   3. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, осуществляется таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей). Оператором установлен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ. Обеспечивается раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает меры, исключающие несанкционированный доступ к персональным данным.

   4. Обработка персональных данных, осуществляемая с использованием средств автоматизации, проводится при условии выполнения следующих действий:

      • Оператор проводит технические мероприятия, направленные на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
      • защитные инструменты настроены на своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;
      • технические средства автоматизированной обработки персональных данных изолированы в целях недопущения воздействия на них, в результате которого может быть нарушено их функционирование;
      • Оператор производит резервное копирование данных с тем, чтобы иметь возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
      • осуществляется постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности персональных данных.

   5. К обработке персональных данных допускаются только сотрудники, прошедшие определенную процедуру допуска, к которой относятся:

      • ознакомление сотрудника под подпись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок и процедуру работы с персональными данными;
      • взятие с сотрудника подписки о соблюдении конфиденциальности в отношении персональных данных при работе с ними;
      • получение сотрудником и использование в работе индивидуальных атрибутов доступа к информационным системам, содержащим в себе персональные данные. При этом каждому сотруднику выдаются минимально необходимые для исполнения трудовых обязанностей права на доступ в информационные системы персональных данных.
      • Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, получают только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения конкретных трудовых обязанностей.
   6. Персональные данные могут храниться как в бумажном, так и в электронном виде.
   7. В бумажном виде персональные данные хранятся в специально оборудованных металлических шкафах и/или сейфах, либо в иных местах, которые запираются и опечатываются. Ключи находятся у ответственного сотрудника, назначаемого соответствующего приказом.
   8. В электронном виде персональные данные хранятся в базах данных информационных систем персональных данных, а также в архивных (резервных) копиях баз данных этих информационных систем персональных данных.

   9. При обработке и хранении персональных данных Оператор соблюдает организационные и технические меры, направленные на обеспечение их сохранности и исключение несанкционированного доступа к ним, в том числе, но не исключительно:

      • назначение сотрудника (или возложение соответствующих обязанностей на существующего сотрудника/руководителя), ответственного за организацию обработки персональных данных;
      • ограничение и разграничение доступа сотрудников и иных лиц к персональным данным и средствам их обработки, в том числе к рабочим местам, информационным системам и базам данных, где осуществляется обработка персональных данных;
      • обеспечение учета и сохранности информационных носителей (включая электронные и, при наличии, бумажные), содержащих персональные данные, и их обращение, исключающее хищение, подмену, несанкционированное копирование или уничтожение;
      • применение необходимых и достаточных программно-технических средств для обеспечения безопасности персональных данных, таких как антивирусная защита, межсетевые экраны (при их использовании), средства криптографической защиты информации (в частности, использование SSL-сертификатов для шифрования данных при их передаче по сети Интернет, хеширование паролей пользователей), регулярное обновление используемого программного обеспечения;
      • осуществление регулярного резервного копирования персональных данных и баз данных сайта для возможности их своевременного восстановления в случае утраты или повреждения;
      • использование для сбора статистики посещаемости сайта сервиса Яндекс.Метрика, который обрабатывает данные в соответствии со своей политикой конфиденциальности и обеспечивает собственные меры защиты данных (Оператор не несет ответственности за обработку данных сервисом Яндекс.Метрика после их передачи).
      • ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных.

      Подробный порядок обеспечения безопасности персональных данных, а также конкретные применяемые меры могут регламентироваться внутренними локальными актами Оператора.

   10. Условия и цели обработки персональных данных идентичны для всех субъектов персональных данных.

   11. Цель обработки персональных данных: Осуществление прав и законных интересов Общества в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Общества, или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей, включающих: организацию и проведение Обществом программ лояльности, маркетинговых и/или рекламных акций, исследований, опросов, направление электронных чеков; исполнения Обществом обязательств в рамках договора розничной купли-продажи товаров в розничных магазинах Общества, а также в рамках купли-продажи товаров на официальном сайте https://japonica.ru/ и https://shop.japonica.ru/; продвижение услуг и/или товаров Общества и/или партнеров Общества на рынке путем осуществления прямых контактов с клиентами Общества с помощью различных средств связи, включая, но не ограничиваясь: по телефону с использованием специальных программ обмена сообщений, смс – рассылка сообщений, по электронной почте, почтовой рассылке и иными не запрещенными способами; предоставление субъектам персональных данных сервисов и услуг Общества;

       Категории субъектов персональных данных:

       • Пользователи интернет-магазина Общества, а также клиенты розничных магазинов Общества;
       • Стороны, выгодоприобретатели или поручители по договору;
       • Представители контрагентов, государственных органов, субъектов персональных данных и третьих лиц;
       • Иные субъекты персональных данных, каким-либо образом взаимодействующие с Обществом в рамках заявленной цели.

       Категории и перечень персональных данных:

       • ФИО;
       • пол;
       • дата рождения;
       • номер сотового (мобильного телефона), адрес электронной почты;
       • адрес регистрации по месту жительства и фактический адрес проживания;
       • техническая информация: IP-адрес, тип используемого мобильного устройства, операционная система устройства и тип браузера, уникальный идентификатор устройства, адрес ссылающихся веб-сайтов, путь, по которому пользователь проходит через веб-сайт Общества и другая.

   12. Для целей обработки данных Общество может передавать персональные данные:

       • сотрудникам Общества;
       • третьим лицам, подписавшим обязательство по обеспечению конфиденциальности и безопасности полученных сведений по поручению Общества, где должны быть указаны перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»;
       • по запросу органов дознания и следствия, суда в связи с проведением расследования или судебным разбирательством, по запросу органа уголовно-исполнительной системы в связи с исполнением уголовного наказания и осуществлением контроля за поведением условно осужденного, осужденного, в отношении которого отбывание наказания отсрочено, и лица, освобожденного условно-досрочно.

       При передаче персональных данных в электронном виде третьим лицам по открытым каналам связи Общество обязано принимать все необходимые меры по защите передаваемой информации в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ в порядке, регламентированным локальными актами.

   13. Общество вправе поручить обработку персональных данных третьим лицам, на основании заключаемых с этими лицами договоров. В договоре с лицами, которым будет поручена обработка персональных данных в обязательном порядке отражаются условия, требующиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации. Третьи лица, которым поручена обработка персональных данных обязуются соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, иными законами и подзаконными актами. При этом ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор.
   14. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
   15. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
   16. Общество на своих сайтах использует сервис Яндекс.Метрика, который использует технологию «cookies». Общество записывает cookies на устройство клиента, которое клиент использует для реализации своих потребностей на сайте. Cookies – это небольшие фрагменты данных, отправленные веб-сервером и хранимые на электронном устройстве клиента. Cookies не относятся к категории персональных данных, не могут идентифицировать клиента или посетителя сайта, однако могут помочь улучшить работу сайта. Cookies используются для упрощения клиентского опыта пользования сайтом и для сбора аналитики Обществом для улучшения качества предоставляемых услуг на сайте. Cookies не содержат конфиденциальную информацию. Посетитель сайта и (или) Клиент настоящим дает согласие на сбор, анализ и использование cookies, в том числе третьими лицами для целей формирования статистики и оптимизации рекламных сообщений. Данная информация не используется для установления личности посетителя.
   17. Общество может собирать техническую информацию, когда пользователь посещает веб-сайт или использует Общества. Перечень технической информации: тип используемого мобильного устройства, операционная система устройства и тип браузера, уникальный идентификатор устройства, адрес ссылающихся веб-сайтов, путь, по которому пользователь проходит через веб-сайт Общества. Общество может также использовать такие технологии, как веб-маяки и идентификаторы мобильных устройств, для сбора информации об использовании веб-сайта Общества. Файлы cookies позволяют Обществу предоставлять пользователям соответствующую информацию по мере использования ими веб-сайтов Общества (например, открывать и загружать соответствующие страницы). Веб-маяки позволяют узнавать, была ли посещена определенная страница, было ли открыто электронное письмо или были ли эффективны рекламные баннеры на веб-сайтах Общества и других сайтах. Общество использует указанную информацию для обеспечения работоспособности своего веб-сайта, для повышения качества оказываемых услуг, исправления ошибок и улучшения пользовательского опыта в целом. При этом Общество не преследует цели идентифицировать конкретного пользователя веб-сайта Общества.
   18. Общество вправе осуществлять записи телефонных разговоров с клиентом. При этом Общество обязуется: предотвращать попытки несанкционированного доступа к информации, полученной в ходе телефонных переговоров, и/или передачу ее третьим лицам, не имеющим непосредственного отношения к исполнению заказов, в соответствии с п. 4 ст. 16 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
   19. Передавая свои персональные данные субъект даёт согласие на получение электронных чеков в рамках заключенных с Оператором договоров.
   20. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

   21. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:

       • выявлен факт их неправомерной обработки;
       • достигнута цель их обработки;
       • истек срок действия или отозвано согласие субъекта персональных данных на обработку указанных данных, когда по Закону о персональных данных обработка этих данных допускается только с согласия;
       • ликвидации Общества.

   22. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку Оператор прекращает обработку этих данных, если:

       • иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
       • Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
       • иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных;
       • в случае достижения цели обработки персональных данных Оператор прекращает обработку персональных данных или обеспечивает ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и уничтожает персональные данные или обеспечивает их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных.

   23. Уничтожение с носителей и носителей, содержащих персональные данные субъектов, должно соответствовать следующим правилам:

       • быть максимально надежным и конфиденциальным, исключая возможность последующего восстановления;
       • оформляться соответствующим актом;
       • должно проводиться комиссией по уничтожению персональных данных;
       • уничтожение должно касаться только тех персональных данных, которые подлежат уничтожению в связи с достижением цели обработки указанных персональных данных либо утраты необходимости в их достижении, не допуская случайного или преднамеренного уничтожения актуальных носителей.
   24. Способы уничтожения персональных данных устанавливаются в локальных нормативных актах Оператора.

3. Правовые основания обработки персональных данных

   1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных.

   2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:

      • устав Общества;
      • договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
      • согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.

4. Права субъекта персональных данных

   1. Субъект персональных данных имеет право:

      • требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
      • требовать перечень своих персональных данных, обрабатываемых Оператором и источник их получения;
      • получать информацию о сроках обработки своих персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
      • обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия при обработке его персональных данных;
      • на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке;
      • отозвать согласие на обработку персональных данных в предусмотренных законом случаях.

   2. Для получения необходимой информации субъекту персональных данных необходимо направить Обществу обращение:

      • в письменной форме и подписанное собственноручной подписью — по адресу: 690106, г. Владивосток, ул. Нерчинская, д. 10, кабинет 43.

   3. Оператор предоставляет сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлено соответствующее обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.

      Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

   4. Для отзыва согласия на обработку персональных данных и удаления персональных данных, обрабатываемых Оператором, субъекту необходимо направить заявление: - в письменной форме и подписанное собственноручной подписью — по адресу: 690106, г. Владивосток, ул. Нерчинская, д. 10, кабинет 43.

      Для отзыва согласия на обработку персональных данных и удаления персональных данных, обрабатываемых Оператором, субъекту необходимо направить заявление: - в письменной форме и подписанное собственноручной подписью — по адресу: 690106, г. Владивосток, ул. Нерчинская, д. 10, кабинет 43.

5. Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

   1. Общество получает персональные данные от субъектов персональных данных и от третьих лиц (лиц, не являющихся субъектами персональных данных). При этом Общество выполняет обязанности, предусмотренные №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и Трудового кодекса РФ при сборе персональных данных.

   2. Обществом для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, приняты следующие меры:

      • назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
      • изданы локальные акты по вопросам обработки и обеспечения безопасности персональных данных, а также локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений;
      • осуществляется внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, настоящей Политики, локальных актов Общества;
      • проведена оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения требований федерального законодательства о персональных данных, произведено соотношение указанного вреда и принимаемых Обществом мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных требованиями №152ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов;
      • работники Общества, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены с положениями №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, настоящей Политики и локальных актов по вопросам обработки персональных данных.

   3. В Обществе реализуются следующие требования к защите персональных данных:

      • организован режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещены информационные системы, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
      • реализовано обеспечение сохранности носителей персональных данных;
      • руководителем Общества утвержден документ, определяющий перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;
      • используются средства защиты информации, прошедшие процедуру оценки соответствия требованиям законодательства РФ в области обеспечения безопасности информации;
      • реализованы требования, установленные Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

6. Заключительные положения

   1. Все отношения, касающиеся обработки персональных данных, не получившие отражения в настоящей Политике, регулируются согласно положениям законодательства РФ.
   2. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных.
   3. Настоящая Политика является внутренним документом Общества и подлежит размещению на сайте Общества.